1. Yleistä henkilötietojen käsittelystä

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, mitä henkilötietoja Sylva ry (Y-tunnus: 0585784-7) (”Sylva”, ”yhdistys” tai ”me”) kerää, miten käsittelemme henkilötietoja, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa. Tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista, joita noudatamme henkilötietojen käsittelyssä.

Kiinnitämme erityistä huomiota henkilötietojen suojaamiseen. Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleisestä tietosuoja-asetusta (2016/679) sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä (yhdessä ”tietosuojalainsäädäntö”). Tietosuojasta huolehtiminen on osa kaikkea toimintaamme. ”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä (”sinä” tai ”rekisteröity” tai ”henkilö”) koskevia tietoja, joista henkilö voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuojalainsäädännässä on määritelty. Tiedot, joista ei voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa rekisteröityä, eivät ole henkilötietoja.

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan Sylvan omakeräys-alustaan oma.sylva.fi. Alustan toimittaja on iRaiser.

Huomioithan alle 18-vuotiaan lapsen tai nuoren huoltajana, että antaessasi huolettavan puolesta hänen henkilötietojaan Sylvalle taikka antaessasi suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn, sinun tulee huollettavan ikä ja kehitystaso huomioiden varmistua hänen suostumuksestaan.

2. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Rekisterinpitäjä: Sylva ry

Jaakonkatu 3 B 3, 00100 Helsinki

Yhteystiedot: elisabet.hallikainen(at)sylva.fi

Tietosuojavastaava

Sylva ry:n tietosuojavastaava Elisabet Hallikainen

Yhteystiedot: elisabet.hallikainen(at)sylva.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään mm. seuraavia tarkoituksia varten:

• Rekisteröityminen omakeräys-alustalle

• Varainkeruukampanjoiden järjestäminen

• Osallistuminen varainkeruukampanjaan

• Osallistuminen olemassa olevan tiimin varainkeruukampanjaan

• Maksutapahtumien käsittely ja peruutus

• Sylvan toimintaan liittyvä viestintä, markkinointi ja markkinoinnin kohdentaminen sekä tiedottaminen

• Sylvan varainhankinta ja lahjoituspyynnöt, lahjoituskohteisiin liittyvä viestintä ja tiedottaminen sekä varainhankinnan palveluiden markkinointi

• Sylvan toiminnan kehittäminen ja toimintaan liittyvät markkina- tai mielipidetutkimukset ja yhteiskunnallinen vaikuttaminen sekä tutkimushankkeisiin osallistuminen

• Sylvan palveluiden ylläpito, kehittäminen, laadunvarmistus ja palveluiden käytön seuranta, tuotteiden ja palveluiden turvallisuuden varmistaminen ja väärinkäytösten estäminen

• Lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen, kuten vero- ja kirjanpitolainsäädännön sekä yhdistyslain mukaisten velvoitteiden hoitaminen

Kun rekisteröidyt, aloitat varainkeruukampanjan tai osallistut kampanjaan välillemme muodostuu sopimussuhde (oikeusperusteena on sopimus ja sen valmistelu). Käsittelemme henkilötietojasi myös siksi, että meidän tulee täyttää lakisääteisiä velvoitteita, kuten raportointivelvoitteita esimerkiksi viranomaisille (oikeusperusteena lakisääteinen velvoite). 

Kun käsittelemme henkilötietojasi hoitaaksemme jäsenyyttä tai asiakassuhdetta joko sinun tai edustamasi yhteisön kanssa, tai kun markkinoimme sinulle Sylvan tuotteita ja palveluita tai varainhankintaa tai lähetämme ja kohdistamme sinuun jäsen- ja asiakasviestintää tai lahjoituskohteisiin liittyvää viestintää, käsittely perustuu pääasiassa suostumukseen.

Sairastuneen lapsen ja nuoren sekä tukihenkilön sairauden diagnoosia ja sen hoitoa koskevien tietojen osalta käsittely perustuu suostumukseen. Rekisteröity on myös voinut omasta tahdostaan saattaa julkiseksi sairauttaan ja sen diagnoosia ja hoitoa koskevat tiedot joko kokonaan tai osittain esimerkiksi Sylvan järjestämässä tapahtumassa tai kurssilla. Siltä osin, kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on koska tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus ilmoittamalla siitä Sylvalle.

4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät sekä tietosisältö ja tietolähteet

Keräämme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:

• Yhteystiedot – esimerkiksi nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, profiilikuva, markkinointilupa

• Lahjoittajatiedot – esimerkiksi perustetut Omakeräykset; keräys, johon osallistunut; lahjoitussummat; lahjoituspäivämäärät; lahjoitusten kohde; yhteydenottotapa, maksutiedot

• Lokitiedot, jotka kerätään, kun käytät omakeräys-alustaa. Kerättäviä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän IP-osoite, käytetyt sivut, selaintyyppi, verkko-osoite. Tietoja käytetään väärinkäytöksien estämiseksi.

Henkilötietojen antaminen on pääasiassa välttämätöntä Sylvan sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi sekä palvelun tuottamiseksi. Antamiisi suostumuksiin ja kieltoihin liittyvien henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista.

Tietolähteenä käytetään antamiasi tietoja Omakeräys-alustalla.

5. Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietojasi niin pitkään, kuin on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet). Voimme myös joutua säilyttämään tietoja pidempään, jos tarvitsemme tietoja erimielisyystilanteen selvittämiseksi tai oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi). Henkilötietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat sen mukaan, mikä on tietyn henkilötietoryhmän käyttötarkoitus.

Lahjoittajien henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti kolmen vuoden ajan viimeisimmästä lahjoituskerrasta, huomioiden kuitenkin lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset sekä arkistointia koskevat vaatimukset.

Markkinointia varten tarpeellisia henkilötietoja säilytämme niin pitkään, kun olet markkinoinnin kohteena, etkä ole vastustanut henkilötietojen käyttämistä markkinointia varten.

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, poistetaan kyseiset henkilötiedot, mikäli henkilö peruuttaa suostumuksen.

Arvioimme henkilötietojen säilytystarvetta säännöllisesti. Kun henkilötietoa ei enää tarvita, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan kohtuullisessa ajassa. Tämän jälkeen voimme säilyttää osan tiedoista anonyyminä tilastotietona.

6. Henkilötietoja käsittelevät tahot ja muut vastaanottajat

Käytämme henkilötietojen käsittelyssä erilaisia palveluntarjoajia ja yhteistyökumppaneita. Varmistamme sopimusvelvoitteilla, että myös henkilötietoja käsittelevät tahot käsittelevät henkilötietoja asianmukaisesti. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat esimerkiksi IT- järjestelmiä, viestintä-, markkinointi- ja mainostoimistopalveluita tarjoavia yrityksiä tai vastaavia yhteistyökumppaneita.

Luovutamme henkilötietojasi viranomaisille ja muille tahoille lainsäädännön velvoittamissa ja oikeuttamissa tilanteissa. Emme luovuta henkilötietojasi ulkopuolisille suoramarkkinointiin.

Lisäksi voimme joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan henkilötietojasi ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi voimme joutua luovuttamaan henkilötietojasi, mikäli olemme osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä. Mikäli olemme osallisena joissain uudelleenjärjestelyissä (esimerkiksi tietyn toiminnon tai sen osan myynti), voimme joutua luovuttamaan henkilötietojasi kolmansille osapuolille.

7. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja siirretään osittain Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Omakeräys-alusta käyttää sähköpostien lähetykseen Mailchimp-palvelua, jonka palvelimet sijaitsevat Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Kun siirrämme henkiltietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, suojaamme henkilökohtaiset tiedot lain edellyttämällä tavalla. Toteutamme tämän määräämällä asianmukaiset tekniset ja sopimukselliset turvatoimet asiaankuuluvalle alihankkijalle (iRaiser) esimerkiksi Euroopan unionin hyväksymiä tiedonsiirtoa koskevia lauseita käyttämällä. Näiden lauseiden sisältö on saatavilla täältä.

8. Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus

Käsittelemme henkilötietojasi tavalla, jolla pyritään kaikissa tilanteissa varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus ja tietosuoja, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Henkilötietojen käsittelyssä käytetään asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta sekä henkilöstön ohjeistaminen. 

Henkilötietoja sisältävän järjestelmään pääsevät Sylvan nimetyt työntekijät ja käsittelijät, joilla on siihen tehtävien puolesta oikeus. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Sylvan henkilöstöllä vaitiolovelvollisuus henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Voimme tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille, jolloin varmistamme riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet hallita eli saada tietoja ja vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn.

Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi.

Sinulla on oikeus tarkistaa ja nähdä sinua koskevat tiedot. Toimitamme ne pyynnöstä myös kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen

Sinulla on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi sinulla on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojesi poistamista.

Poistamme, korjaamme ja täydennämme myös oma-aloitteisesti havaitsemiemme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.

Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen

Sinulla on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia tietojesi siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.

Lisäksi sinulla on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, rajoitamme tietoihin pääsyä.

Sinulla on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn, kuten markkinointiin.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu antamaasi suostumukseen tai nimenomaiseen suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumus. Lisäksi sinulla on oikeus peruuttaa sähköiseen suoramarkkinointiin antamasi suostumus. Peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta edeltävään käsittelyyn.

Suostumuksen voit peruuttaa tai antaa suoramarkkinointia koskevan kiellon olemalla yhteydessä Sylvan tietosuojavastaavaan (yhteystiedot tietosuojaselosteen alussa). Lisäksi voit poistua uutiskirjeen sähköpostituslistalta koska tahansa klikkaamalla sähköpostissa olevaa peruutuslinkkiä.

Oikeuksien toteuttaminen

Kun haluat käyttää yllä olevia oikeuksiasi, tee meille sitä koskeva pyyntö sähköpostitse tai postitse tässä tietosuojaliitteessä mainitulle rekisterinpitäjälle (yhteystiedot tietosuojaselosteen alussa).

Varaudu siihen, että tarkistamme henkilöllisyytesi ennen tietojen antamista, minkä takia voimme joutua kysymään tarkentavia tietoja. Vastaamme pyyntöösi kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.

Jos emme voi suostua pyyntöösi, ilmoitamme siitä kirjallisesti. Voimme kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), lakisääteisen velvoitteen tai Sylvan lakisääteisen oikeuden johdosta.

10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli katsot, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainsääsäädännön vastaisesti. Pyydämme kuitenkin olemaan ensin yhteydessä meihin, jotta voimme yrittää selvittää asiaa yhdessä, ja tarvittaessa korjata mahdollisesti virheellistä toimintaamme.

Suomen tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydät tästä.

Evästeiden käyttö verkkosivuilla

Sivustolla käytetään vain sivuston toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä, joilla mahdollistetaan esimerkiksi kirjautuminen palveluun. Ensimmäisen tai kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ei käytetä.

11. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Kehittämme jatkuvasti palveluitamme ja voimme sen johdosta joutua muuttamaan ja päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Muutoksista ilmoitetaan Sylvan verkkosivuilla. Olennaisista muutoksista ilmoitamme sinulle erikseen tarvittaessa.

Tietosuojaseloste on julkaistu 8.12.2021